Document Control

Propósito del Rol

Organizar, administrar y asegurar la adecuada gestión de la información y documentación de la Gerencia de Gestión Social y Acceso a Tierras, estableciendo mecanismos de control, trazabilidad y orden que permitan contar con información confiable, accesible y actualizada para la gestión del proyecto. Asimismo, identificar oportunidades de mejora y optimización de los procesos y herramientas de gestión documental, promoviendo formas de trabajo más eficientes.

Responsabilidades:

• Diseñar, implementar y mantener la estructura de gestión documental de la Gerencia, definiendo criterios de clasificación, organización, almacenamiento y acceso a la información.
• Administrar y asegurar la trazabilidad de la documentación generada y recibida por Gestión Social y Acceso a Tierras, desde su recepción hasta su archivo y disposición final.
• Establecer y mantener mecanismos de control sobre versiones, estados, aprobaciones, responsables y vigencia de los documentos.
• Organizar y supervisar la gestión de expedientes relacionados con predios, propietarios, negociaciones, acuerdos, contratos, compromisos y demás documentación de Acceso a Tierras.
• Coordinar con los responsables de las áreas la entrega, actualización y regularización de información y documentación pendiente.
• Mantener una visión integral de la documentación de la Gerencia, identificando duplicidades, brechas, inconsistencias y riesgos de pérdida o desactualización de información.
• Desarrollar y mantener matrices, indicadores y reportes que permitan monitorear el estado y avance de la gestión documental.
• Proponer e implementar mejoras en procesos, herramientas y metodologías de gestión de información, promoviendo formas de trabajo más eficientes y ordenadas.
• Coordinar la implementación y uso adecuado de plataformas y herramientas digitales para la organización, actualización y consulta de información documental.
• Brindar soporte a la Gerencia en la organización y preparación de información requerida para auditorías, revisiones, procesos internos y requerimientos del proyecto.