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ASISTENTE ADMINISTRATIVO - BACK OFFICE / DIAMOND

Agree PerúSan Isidro, Lima, Peru

Hace más de 30 días

Descripción del trabajo

FUNCIONES :

Compras de suministros y contratación de servicios y obras de infraestructura

Investigación de mercado : Buscar y comparar proveedores de bienes y servicios y contratistas de obras de infraestructura, solicitando cotizaciones y evaluando propuestas para optimizar costos, calidad y tiempo de entrega. Y coordinar la conformidad de cotización de acuerdo con los niveles de autorización establecidos.
Elaboración de pedidos : Generar órdenes de compra y servicio de acuerdo con las necesidades de las diferentes áreas, asegurando la disponibilidad de materiales y suministros en tiempo y forma.
Seguimiento de pedidos de suministros y servicios : Monitorear el estado de los pedidos con proveedores, verificando entregas, tiempos de respuesta y cumplimiento de especificaciones.
Seguimiento de proyectos : Coordinar con el contratista la fecha de inicio y término de la obra, monitoreando que se cumpla el plazo establecido en la propuesta. Asimismo, solicitar que se cumpla con las normas de seguridad y con el envío del informe final de obra.
Tramitación de pagos : Coordinar con tesorería los pagos a proveedores y contratistas, asegurando la exactitud de los datos y el cumplimiento de las políticas financieras de la empresa.
Mantenimiento de registros : Mantener un registro actualizado de compras, obras de infraestructura, proveedores y contratistas, facturas y pagos, informes, facilitando la consulta y auditoría de los procesos.

Coordinación de mantenimientos del activo fijo

Planificar y programar mantenimientos preventivos y correctivos según el cronograma establecido y las necesidades identificadas por otras áreas de la empresa.

Verificar si el mantenimiento puede realizarse internamente por el técnico de mantenimiento, o si es necesario cotizar con proveedores externos.

Si el mantenimiento es realizado por proveedores externos, coordinar la conformidad de cotización de acuerdo con los niveles de autorización establecidos.

Monitorear el avance de los mantenimientos y asegurar su cumplimiento en tiempo y forma.

Mantener registros actualizados de los mantenimientos realizados, incluyendo historiales de fallas y reparaciones.

Apoyo a otras áreas

Realizar trámites notariales, legales, registrales, renovaciones de permisos, bancarios y otras tareas de las demás áreas, las cuales estén registradas en el archivo de lista de actividades.

Realizar trámites con organismos estatales como municipalidades, Indecopi y otros.

Entregar material publicitario y otro tipo de documentación pertinente, a clientes y proveedores.

Participar en los inventarios mensuales de mercaderías, activo fijo, suministros y herramientas realizados en la sede Lurín.

Manejar una tarjeta de crédito para el pago de compras por internet.

Cumplir otras funciones establecidas por la gerencia o los líderes de cada área.